Die perfekte Vorbereitung auf Verkaufsgespräche mit Chefs

Wissen Sie, was Sie konkret wollen? Was können Sie? Welches Ziel haben Sie genau? Welches Problem vom Chef, des Unternehmens oder seines Umfeldes können Sie lösen? Welchen Nutzen und welche Vorteile bringen Sie dem Chef und dem Unternehmen? Was kostet es den Chef und das Unternehmen? Wie können der Chef und das Unternehmen mit einem investierten Euro in Sie mehr als einen Euro, vielleicht sogar mindestens zwei Euro als Return on Investment zurückbekommen? Lässt sich dies vorrechnen und bildlich darstellen? Wie und was können Sie genau tun, um Wachstum, Steigerung, Gewinn, Umsatz, Ertrag, Neukunden, Bindung, Maximierung, Effizienz, Effektivität, Einsparung von Zeit, Aufwand und Kosten für den Chef und das Unternehmen zu erzielen?

Diese Fragen stellt sich jeder Chef. Darum stellen auch Sie sich diese Fragen als Vorbereitung auf Ihre Gespräche mit dem Chef. Egal ob Mitarbeitergespräch, Zielvereinbarungsgespräch, Bewerbungsgespräch, Verkaufsgespräch oder Gehaltsverhandlung. Chefs haben Ziele und Visionen. Führungskräfte und Vorgesetzte analysieren, setzen sich und ihren Mitarbeitern Ziele, planen Aktionen und Maßnahmen, führen diese durch und kontrollieren die Umsetzungsergebnisse. Stellen Sie dem Chef Fragen über genau diese Vorhaben. Doch wie bereiten Sie ein Gespräch in wenigen Minuten mit dem Chef vor?

Zunächst ist es wichtig, dass Sie in Ihren Gesprächen immer in der Sie-Form beziehungsweise Wir-Form sprechen. Signalisieren Sie dem Chef Aufmerksamkeit und Interesse. Sorgen Sie für Anerkennung und Bedeutung in Ihrem Gespräch.

Nehmen Sie sich ein leeres Blatt Papier oder öffnen Sie eine leere Textdatei auf Ihrem PC. Fügen Sie am besten oben rechts das Logo des Unternehmens ein. Wenn Sie später im Gespräch diesen sauberen und gut durchdachten Spickzettel verwenden, hat dies mehrere Vorteile. Der Chef sieht, dass Sie super vorbereitet sind und genau wissen, was Sie wollen. Zudem schaffen Sie mit dem Logo des Unternehmens eine vertraute und professionelle Basis für Ihre kurzen Gespräche. Machen Sie sich dann später viele wortwörtliche Notizen. Diese werden Ihnen helfen. Der Mensch kann sich schließlich gegen alles wehren, außer gegen das, was er selbst gesagt hat. Achten Sie hier auf Details.

Machen Sie sich als ersten Stichpunkt eine kurze Notiz zum Start Ihres Small Talks. Je nachdem, ob Sie das Unternehmen kennen oder nicht, stellen Sie offene und positive W-Fragen: „Was verbirgt sich hinter Ihrem Firmennamen? Was machen Sie genau?“ Machen Sie sich Gedanken zu Ihrer genauen Situation: „Wo bin ich? Was macht der Chef?“ Was fällt Ihnen auf? Kommen Sie mit Ihren Fragen in einen Small Talk und schaffen Sie positive Emotionen sowie eine freundschaftliche Beziehungsebene.

Als zweiten Stichpunkt überlegen und notieren Sie sich kurze Einleitungssätze als Übergang vom Small Talk zum kurzen Gespräch mit dem Chef. Verwenden Sie beispielsweise folgenden Einleitungssatz: „Frau X/Herr Y, vielen Dank für die wenigen Minuten, die wir uns heute gemeinsam nehmen. Unser Gespräch wird vermutlich fünf bis zehn Minuten dauern. Sinn und Zweck soll es sein, heute zu entscheiden, ob meine Idee für Sie wichtig ist. Und wenn sie wichtig für Sie ist, dann vereinbaren wir nach unserem kurzen Gespräch den nächsten Schritt (hier nächsten Schritt für heute oder kurzfristigen Folgetermin nennen). Dort sehen Sie … (bildhaft den Vorteil und gesteigerten Nutzen aussprechen). Ist das so in Ordnung für Sie?“ Kurze Pause und Antwort abwarten. Dann nochmal kurz die Antwort des Chefs wie zum Beispiel „Ja“ wiederholen und ein kurzes positives Feedback geben wie „Prima“ oder „Super“. Mit dieser kurzen Einleitung sorgen Sie mit eingebauten Triggern, also Auslösern für bestimmte Reaktionen, für Verbindlichkeit und zeichnen dem Chef ein kleines Zeitfenster im Kopf. Dies erzeugt Professionalität und Zielstrebigkeit.

Der dritte Schritt ist Ihr Fokusthema, um das sich das gesamte Gespräch mit dem Chef drehen wird. Je nachdem, wer das Gespräch gesucht hat, sollte die Hauptüberschrift für das Fokusthema festlegen. Worum soll es genau in diesem Gespräch gehen? Dies sollte bestmöglich vorher klar sein. Hier geht es speziell darum, das brennende Problem des Chefs, seine Motive und seinen Bedarf zu analysieren beziehungsweise zu wecken. Nur wenn Ihnen das gelingt, werden Sie auch Ihr Ziel erreichen. Bereiten Sie offene Fragen vor. Wie ist das Fokusthema genau geregelt? Erfragen Sie hier die für Sie relevanten Details.

Bei der Vorbereitung des Gespräches mit Ihrem Chef sollten Sie eine wichtige Besonderheit beachten:

Führungskräfte und Vorgesetzte verwenden in ihrer beruflichen Kommunikation häufig eine positive Sicht auf die Dinge. Bereiten Sie aus diesem Grund Ihre Fragen für den ersten Schritt positiv vor. Sorgen Sie für Komplimente und zeigen Sie Ihr Können und Fachwissen. Verwenden Sie Formulierungen, wie zum Beispiel: „Sie kennen ja Ihr(en) … wie Ihre Westentasche. Was sind denn die Optimierungen der letzten drei Monate (oder drei Jahre), auf die Sie besonders stolz sind?“ Fragen Sie nach Stärken, Positivem und dem, was richtig super läuft. Greifen Sie die Aussagen des Chefs auf und stellen Sie tiefer gehende, offene Fragen: „Wo genau? Womit sind Sie zufrieden? In welchen Situationen merken Sie das?“ Lassen Sie den Chef über seine Erfolge sprechen und geben Sie immer anerkennendes Feedback wie „Toll“, „Klasse“, „Prima“. Machen Sie einen weichen Überleitungssatz zu Problemen, Schwächen, Negativem, Optimierungsmöglichkeiten und Herausforderungen. Dies könnte Ihnen zum Beispiel durch folgenden Satz gelingen: „Hey, ich merke schon, was … (einen Mittelständler) angeht, sind Sie/wir schon auf Bundesliganiveau und jetzt wollen Sie/wir aber in die Champions League.“ Oder: „Mensch, super! Großartig. Da sind Sie/wir ja mit Ihrem/unserem Team schon richtig weit. Ich hoffe nur Ihr Vorstand (Vorgesetzte/-r Frau X/Herr Y) weiß da schon, was er an Ihnen hat? Wie könnte es denn da weitergehen?“

Jetzt kommt Ihr Fragenpart, bei dem Sie Informationen über Möglichkeiten zur Verbesserung und Vereinfachung erfahren und weiter erfragen können. Jetzt sammeln Sie die Puzzleteile zu Ihrem Ziel, denn nur, wenn der Chef Probleme hat, können Sie diese lösen und damit Ihren Willen durchsetzen. Wenn Sie nach dem ersten, weichen Überleitungssatz noch nicht genügend Informationen erhalten, nutzen Sie gegebenenfalls einen weiteren. „Mensch, Sie/wir sind ja bereits in der 1. Bundesliga und auf Europacup-Level. Jetzt sagen Sie mir doch bitte, wo um Himmelswillen können Sie/wir denn überhaupt noch besser werden?“ Jetzt sammeln Sie die emotionalen und rationalen Probleme und Bedürfnisse des Chefs. Schreiben Sie sich später im Gespräch alle Informationen wortwörtlich untereinander. Dies sind die emotionalen Puzzleteile, die der Chef aus dem Bauch heraus sagt. Was als Erstes kommt, ist für den Chef das wichtigste und brennendste Problem. Weil Menschen in Bildern denken und Sie sich so ein Bild machen, ist der konkrete Wortlaut dieser Antworten für Sie elementar entscheidend.

Was können und wollen Sie? Wo können Sie den Chef und das Unternehmen unterstützen, Bedürfnisse befriedigen und Probleme lösen? Aus diesen rationalen Puzzleteilen setzt sich Ihre Checkliste für Ihr späteres Gespräch zusammen. Dabei kann es zum Beispiel um Arbeitszeitersparnis, Kostenersparnis oder Umsatzsteigerung gehen. Bereiten Sie eine Checkliste mit zwei Spalten vor. Daneben listen Sie all Ihre Möglichkeiten auf, wie Sie Ihre persönlichen Stärken bei Optimierungen, Verbesserungen, Vereinfachungen sowie der Lösung von Problemen und Herausforderungen einsetzen können. Auf der linken Seite sammeln Sie alle emotionalen Aussagen des Chefs, wie zum Beispiel: „Die monatlichen Ausgaben für X/Y sind viel zu teuer.“ So können Sie später in der zweiten Spalte gleich den rationalen Nutzen für den Chef daneben schreiben. Für dieses Beispiel wäre das Kosteneinsparung. Sie befinden sich hier im Bereich der Bedarfsermittlung und Bedarfsanalyse. Lassen Sie den Chef immer aussprechen. Fragen Sie weiter mit „Was noch?“, nutzen Sie Zugangsgeräusche wie „hm“ und „Was fällt Ihnen hierzu noch ein?“. Halten Sie auch mal einen Moment der Stille aus, schauen Sie dem Chef in die Augen, nicken Sie und senden Sie in Kombination mit einem Zugangsgeräusch einen fragenden Blick. Wenn Sie keine weiteren Informationen erhalten, kommt der Punkt der Bedarfsweckung. Stellen Sie offene Fragen, die Bilder im Kopf erzeugen, und fragen Sie nach bestimmten Situationen: „Wie sieht es denn mit … aus?“ oder „Was wäre wenn …?“ Wenden Sie zudem die Werkzeuge aus der Bedarfsanalyse an. Stellen Sie zur Überleitung für Ihren nächsten Schritt heute oder für Ihren Folgetermin die Frage: „Mal angenommen, es gäbe eine Möglichkeit … (Lösungen zum Fokusthema), wie wäre das für Sie?“ Leiten Sie jetzt gemeinsam mit dem Chef den nächsten Schritt ein.

Hilfreich für Ihre Beziehungsebene ist bei Ihrem Gespräch auch noch die Erkenntnis über die Werte, Anforderungen, Interessen, unternehmerischen Ziele, die Motivation sowie unter anderem die Erwartungshaltung des Chefs an Sie beziehungsweise die Lösung des Fokusthemas. Erkundigen Sie sich im Gespräch über negative Erfahrungen, Ängste, Bedenken, Wünsche und Hoffnungen. Nehmen Sie all diese Punkte in Ihre Vorbereitungsunterlage auf. Zudem können Sie Ihre Checkliste auch mit wichtigen Fragen erweitern. Welche Alternativen hat der Chef? Wie lange überlegt er oder sie schon? Wer unterstützt den Chef bei seinem Vorhaben? Wer entscheidet zu diesem Thema noch mit? Auf einer Skala von 1 bis 10: Welche Bedeutung und Wertigkeit hat … (Fokusthema) für Sie? Speziell die letzten Fragen sind wichtig, um später mit Einwänden beziehungsweise Vorwänden umgehen zu können. Entscheiden Sie selbst, welche Fragen Sie dem Chef in Ihrem zeitlichen Umfang stellen werden. Üben Sie das Gespräch vorher. Fragen Sie vor jedem Gespräch, wie viel Zeit der Chef genau hat, damit Sie genügend Zeit für das wichtige Fokusthema haben.

Jetzt haben Sie die wichtigsten Werkzeuge für Ihre Vorbereitung.

Wenn es Ihr gemeinsames Zeitfenster mit dem Chef zulässt, stellen Sie lieber eine Frage mehr als zu wenig. Sie benötigen jede Information. Jede zusätzliche Information verschafft Ihnen ein genaueres Bild von der Situation und ist ein einzelnes Puzzleteil des Problems und Bedarfs. Wiederholen Sie die Antworten des Chefs als Zusammenfassung in Ihrem Gespräch dann von unten nach oben. So gehen Sie die Stufen auf dem Weg zum brennenden Problem des Chefs von unten nach oben. Was der Chef zuerst sagt, liegt ihm immer am meisten auf dem Herzen. Fragen Sie nach Ihrer Zusammenfassung zum Schluss des Gespräches, was das Wichtigste für den Chef ist, und legen Sie gemeinsam den nächsten Schritt fest. So erreichen Sie heute oder zu Ihrem Folgetermin Ihr Ziel.

 

Quelle: Chefgespräch Coach Nr. 1 FÜR Mitarbeiter

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